Faktura pro forma – charakterystyka i zastosowanie
Co powinieneś wiedzieć o proforma znaczenie?
Każdy kto prowadzi własną firmę, ale też i gros osób dokonujących zakupów online, miał styczność przynajmniej raz z fakturą pro forma. Nie wszyscy jednakże wiedzą, czym tak naprawdę jest ten dokument i co go odróżnia od normalnej faktury.
Co to jest faktura proforma?
W języku łacińskim pro forma znaczy „dla pozoru”, wobec tego częstokroć można spotkać się z wyjaśnieniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I w rzeczy samej, taka faktura nie jest dokumentem księgowym, tym samym nie uwzględnia się jej w ewidencji księgowej czy w księdze przychodów i rozchodów. Poleca się jednakże zostawić ją na przykład w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.
Faktura proforma winna uchodzić raczej za dowód handlowy, będący formą propozycji konkretnej oferty. Nie stanowi potwierdzenia zakupu towaru ani wykonania usługi, czyli zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług nie powoduje skutków w obszarze podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest ostateczna? Nie, gdyż dotyczy usługi lub sprzedaży, która jeszcze nie została sfinalizowana, zatem warunki transakcji w niej przedstawione mogą w każdej chwili podlegać negocjacjom.
Jak wygląda i kiedy nie wolno wystawić faktury proforma?
Faktura proforma wygląda i posiada analogiczne dane co faktura VAT, czyli:
- dane stron (wystawcy i odbiorcy),
- datę oraz miejsce,
- nazwę usług bądź towarów, będących przedmiotem transakcji (wraz z wskazaniem ich ilości, jednostek miary itd.),
- wartość netto oraz brutto (zarówno pojedynczych produktów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana również słownie,
- stawka oraz obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- informacja o wysokości ewentualnych zniżek,
- określenie przewidywanego terminu realizacji usługi lub dostarczenia towaru,
- określenie terminu zapłaty.
Taką fakturę należy oznakować dostrzegalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”, aby nie było żadnych problemów z odróżnieniem tego dokumentu od stosownej faktury VAT, wywołującej skutki podatkowe. Trzeba też pamiętać, że ten typ faktury nie zwalnia z obowiązku przekazania klientowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie wystawia się w przypadku, gdy klient wpłaci już zaliczkę albo zapłaci w całości za przedmiot transakcji.